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En este post nos vamos a centrar en la pregunta número dos que esgrimimos en el primer artículo relacionado con las auditorías, a partir de ahora “X”, en el Call Center. Esta pregunta tenia que ver con la presión del tiempo a la hora de sentarnos con nuestro colaborador para hacer balance del trabajo realizado.

El tiempo a la hora de realizar esa “X” con nuestro colaborador debe ser una cuestión accesoria o secundaria, lo realmente importante no es tardar 10 minutos, media hora o una hora, sino salir de la reunión con un colaborador  pensando en positivo, “pensando en verde”. La duración de “X” debe ser variable y ello debe depender en gran medida de lo que tenga que aportar el agente en la conversación y de nuestra habilidad para dirigirla por los derroteros más interesantes. Como describiremos en un futuro post este tiene que ser el momento del agente, la oportunidad de poder aportar su opinión, su acuerdo o desacuerdo con lo que le contemos, sus sugerencias de mejora o aquello que nos quiera dar a entender.Nuestro rol, como responsables de un equipo de trabajo, debe ser el de escuchar, preguntar y argumentar entendiendo que tenemos que salir de ahí con la sensación de que la otra parte ha dicho lo que tenía que decir sin que el tiempo haya cercenado su intervención.

Todos sabemos que el tiempo en un trabajo es oro y que hay que racionalizar todas y cada una de las reuniones que afrontamos diariamente,  pero también tenemos que valorar que las oportunidades para departir con nuestros colaboradores hay que aprovecharlas y no permitir que el reloj las maneje.

Con el fin de ser lo más concreto posible, y no abusar de tu tiempo, aquí van 7 consejos de rápida puesta en práctica para conseguir que el reloj no sea un elemento distorsionador en tus sesiones de “X”:

1. Quizás sea mucho pedir que entres sin reloj o sin móvil a la reunión, pero si vas a entrar con uno o ambos y les haces demasiado caso tu interlocutor puede entender que “X” te cansa o que te quieres ir ya por lo que es posible que también opte por dar por cerrado el encuentro en cuanto tenga oportunidad.

2. Si llevas la reunión al territorio de la concrección el tiempo pasará a ser algo secundario. La concrección es un bestial generador de eficiencia mientras que divagar solo sirve para dar vueltas en círculo y no avanzar. Concretando ganas horas al reloj.

3. Si tenemos un día en el que la agenda la tenemos sobrecargada podremos optar, bien por suspender las reunión con nuestro colaborador o bien por actuar con franqueza pidiéndole disculpas por solo poder dedicarle un tiempo determinado asegurándole que podréis continuar en otro momento si la situación lo requiere.

4. Planifica tus reuniones con tus colaboradores. Intenta generar cierta holgura en la media hora anterior y posterior a tu reunión de “X” por si la conversación se prolonga. Negociemos tiempo con el tiempo.

5. Un enemigo de la eficiencia en nuestras reuniones mensuales pueden ser las interrupciones. Aléjate de la zona en la que se ubica tu departamento con el fin de ahorrarte interrupciones innecesarias o al menos minimizar las posibilidades de ser interrumpido.

6. Lo bueno si es breve dos veces bueno. La sencillez y las explicaciones claras son de agradecer. Apuesta por transmitir cinco ideas claras antes que diez difusas.

7. Si la reunión con mi colaborador no ha sido fructífera por un problema de tiempo busquemos reunirnos con él otra vez tan pronto como sea posible. No hay un patrón de cadencia en las reuniones, cada persona tiene sus necesidades y nosotros la obligación de conocerlas y corresponder.

En resumen, el tiempo es importante y cuenta pero en determinados escenarios debe ser secundario porque nos estamos jugando cosas realmente importantes y que bien gestionadas nos darán pingües beneficios.

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