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Liderar un proyecto no es algo sencillo, aquí os dejo una serie de pasos para aproximaros más al éxito en la consecución de la tarea que os han encomendado:

1. Lo comprendo. Cuando se te encomiende liderar un proyecto habla con la persona o personas que han depositado en ti la confianza. Pregunta: Qué es lo que quieren y para qué lo quieren. Trata de entenderlo y haz todas las preguntas que tengas que hacer aún a riesgo de parecer pesado. Ten en consideración que esas preguntas, o más, te las harán a ti cuando te sientes con la gente que colaborará contigo. También es importante que te cuenten los plazos que manejan y si estos son flexibles o tienen una fecha inicio y una fecha fin innegociable.

2. Lo interiorizo. Una vez que completes el paso 1 recopila las ideas que te han transmitido y verifica que lo tienes todo claro. Si no es así vuelve a preguntar y aclara tus dudas.

3. Lo pinto. Si tus responsables te han dado autonomía para desarrollar el proyecto piensa  en las personas que se han de involucrar y qué necesitas de cada una de ellas. Utiliza una herramienta, Visio puede ser útil, y pinta los pasos y las personas involucradas en cada estadio. Define un sistema de reuniones y de entrega de documentación de cada parte implicada. Concreta las interacciones entre personas o equipos ya que es muy probable que en algún momento del ciclo de vida del proyecto las partes implicadas tengan que trabajar juntas. Analiza a las personas que van a involucrarse en este proyecto y trata de posicionarlas de manera que puedan alcanzar el mejor rendimiento. Escoge personas que puedan “completarse”, me refiero a que sus carencias puedan ser completadas por la otra parte y viceversa.

4. Lo cuento. Tras pintar cómo se desarrollará el proyecto tendrás que sentar a tus futuros colaboradores y contarles muy claramente qué se pretende, para qué va a servir este proyecto y por qué han sido elegidos. Pasa después a presentarles los pasos dando cabida a comentarios y sugerencias. Si las aportaciones de las personas involucradas mejoran tu idea inicial aplícalas y agradece los comentarios. Que los integrantes del equipo aporten desde el inicio dice mucho del nivel de implicación futura que ofrecerán, y si a ello sumas que valoras y cuentas con sus aportaciones recibirás un mayor nivel de involucración.

5. Lo sigo. Durante la reunión de apertura del proyecto, paso 4, habrás transmitido ya las tareas que se tienen que realizar por lo que para asegurar que todo va bien tendrás que definir una serie de reuniones de seguimiento y de entrega del trabajo realizado. Trata de que esas reuniones no sean largas e ineficientes. Manda una convocatoria explicando el orden del día y concreta una duración de la reunión para que todo el mundo se centre en ese orden y no haya lugar a distorsiones que alargarán la reunión y que no aportarán nada positivo al proyecto.

6. Lo preparo. Según vaya avanzando el proyecto llegará un momento en el que puedas comenzar a organizar la documentación y empezar a dar forma al entregable que presentarás a tu o tus responsables. No lo hagas a última hora, intenta hacerlo con suficiente tiempo de antelación como para poder solucionar los imprevistos porque con toda seguridad se darán y tendrás que afrontarlos y solucionarlos.

7. Lo presento.  Antes de comenzar la presentación transmite a las personas que están en la sala la satisfacción por haber llegado a este estadio y agradece, aunque no estén presentes, el trabajo de tus colaboradores. Transmite el contenido de tu presentación de una manera clara, sencilla y concreta. Justifica todo lo que has incluido en el proyecto y aporta los datos que avalan lo que has presentado. No es necesario hacer grandes presentaciones y tampoco te recomiendo ser muy idealista en aquello que presentes. Intenta transmitir que crees en ello con entusiasmo pero no entres en planos demagógicos ni de irrealidad.

8. El resultado. Si el resultado es positivo, y se aprueba, comparte el éxito con el equipo y prepárate para ponerlo en marcha si eres la persona escogida para ello. Si no es así ofrece tu ayuda a quién lo vaya a desarrollar. Si al final el proyecto no sale adelante pregunta por qué se ha tomado la decisión y escucha los motivos y los siguientes pasos. Si hay una oportunidad para hacer correcciones y volver a presentarlo ves a por ello sin temor, si al final no puede ser aprende de lo que te han comentado porque el éxito del próximo proyecto estará basado en lo que hayas aprendido de este.

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